می توانید از اُپن آفیس برای کمک به نگه داشتن مسیر تمام جزئیات تماس هایتان استفاده کنید هرچند از یک دفتر تلفن خالی بودن قوی‌تر است. می‌توانید از کتاب آدرس برای مكانیزه كردن کارها برای کمک كردن در چاپ آدرس‌ها روی پاکت، ارسال توده‌ای از پست الكترونیك و غیره استفاده كنید.

راه های مختلفی برای تنظیم یک کتاب آدرس وجود دارد. برای مثال، می توانید، یک پایگاه داده جدید تنظیم کنید و اطلاعات تماستان را آنجا ذخیره کنید. متناوبا می توانید از صفحه گسترده استفاده كنید و فیلد مناسب برای ذخیره مشخصات تماس‌ها آنجا بسازید.

هر دوی این روش ها مفیدند اما نیازمند تنظیم همه چیز از ابتدا هستند که می تواند مدتی زمان ببرد. مخصوصاً اگر قبلاً یک صفحه گسترده یا پایگاه داده تنظیم نکرده اید. به‌هر حال راه آسان تری برای این کار بوسیله هدایت كننده اُپن آفیس وجود دارد.

ساختن یک کتاب آدرس جدید

ابتدا باید اُپن آفیس را اجرا کنید، سپس از منوی ابزارها Mail Merge Wizard را انتخاب کنید:

به شما ساحر تركیب پست(Mail Merge Wizard) ارائه می شود:

انتخاب هر دو گزینه اول برای ساخت یک کتاب آدرس جدید خوب است. در حقیقت ما برای انجام ترکیب پست از این ساحر استفاده نمی‌کنیم. فقط می‌خواهیم از آن به عنوان یک میانبر برای ساخت یک کتاب آدرس جدید استفاده کنیم. از این‌رو فقط این صفحه را در حالت پیش فرض رها می‌کنم و 'Next>>' را فشار می دهم و شما این را می‌بینید:

این صفحه هم اهمیت ندارد از آن‌رو که بیشتر برای کسانی است که می خواهند ترکیب پست انجام دهند. ما فقط می‌خواهیم کتاب آدرس را تنظیم کنیم، پس بیاید به جلو برویم و Next>> را فشار دهیم:

هم اكنون به عمل نزدیكتر می شویم. در حقیقت اینجا باید کتاب آدرسی که می خواهیم استفاده کنیم انتخاب کنیم، و چون ما یکی نداریم ساحر به ما پیشنهاد تنظیمش را می‌دهد. پس Select Address List را بفشارید و شما با لیستی از پایگاه‌های داده که می توانید از آنها انتخاب كنید روبرو می شوید.

ما یك جدید می‌خواهیم، پس Create را فشار دهید:

در حقیقت اكنون ما یک صفحه داریم که به ما اجازه شروع ذخیره اطلاعات تماس مان را می دهد. اینجا می توانیم با وارد كردن یک یا بیشتر شروع کنیم (همچنین عملاً می توانیم فقط یک کتاب آدرس خالی ایجاد کنیم، اما مفید است که همین‌جا شروع به وارد كردن اطلاعات کنیم). پس یک قلم وارد می‌کنیم. کافی است فقط روی یک فضای خالی کلیک کنید و داده مناسب را وارد کنید. اینجا یک مثال است:

هر وقت اولین داده مان را وارد كردیم می توانیم OK را فشار دهیم:

پنجره بالا از ما می‌خواهد جایی که می‌خواهیم پرونده کتاب آدرس را ذخیره کنیم را انتخاب کنیم. می‌توانید با استفاده از منوی سمت چپ محل پرونده‌ها و پوشه‌های رایانه‌تان را جستجو کنید. باید پرونده را جایی ذخیره کنید که بعداً وقتی نیاز دارید سریع به آن دسترسی پیدا کنید بتوانید به راحتی پیدایش کنید. من فقط می‌خواهم پرونده را در محل پیش فرض ذخیره کنم، پس فقط یک نام برای پرونده در فیلد 'name' تایپ می‌کنم:

اكنون Save را فشار می‌دهم و خواهم دید که کتاب آدرس ذخیره می‌شود:

ما نمی‌خواهیم تركیب پستی کنیم پس الغا را فشار می دهیم و به اضافه كردن داده‌های دیگر به کتاب آدرس می‌پردازیم.

اضافه كردن داده های بیشتر

برای وارد کردن داده های بیشتر به کتاب آدرس باید پرونده ای که ایجاد كردید را باز كنید. این کار را می توانید از منوی اُپن آفیس انجام دهید:

هم اكنون یک جعبه تبادل دوطرفه باز دارید که می توانید برای یافتن پرونده در رایانه تان از آن استفاده كنید:

متوجه می‌شوید که پرونده با پسوند 'csv' افزوده شده است. وقتی انتخاب کردید، Open را فشار دهید و با پنجره import مواجه می‌شوید:

فقط 'OK' را بفشارید و یک صفحه گسترده روبروی خود خواهید دید:

اكنون، می توانید اطلاعات جدید به این سند اضافه كنید. پس هر زمان که اطلاعات تماس جدیدی داشتید می توانید به سادگی با تایپ کردن اسم و اطلاعات تماس در فیلد مناسبش به صفحه گسترده اضافه اش کنید. همچنین می‌توانید اطلاعاتی که در حال حاضر در سند وجود دارند را ویرایش کنید. من فقط مقداری داده به این شکل اضافه می‌کنم:

هم اكنون وقتی از لیستی که اضافه کردم راضی بودم می توانم سند را ذخیره کنم. به خاطر بسپارید می توانم هر زمان که می‌خواهم داده به لیست اضافه یا کم کنم. نماد تصویری دیسک نرم را فشار می دهم تا سند را ذخیره کنم:

سپس با یک پنجره مواجه می شوم که از من می پرسد اگر مطمئن هستم می خواهم این سند را ذخیره کنم زیرا ممكن است مقداری داده گم شود:

تا زمانی که کار عجیبی با داده ها انجام نداده اید نیازی به نگرانی در این مورد ندارید. پس Yes را فشار دهید تا تایید کنید که حقیقتاً می خواهید این پرونده را به عنوان پرونده csv ذخیره کنید( که همان قالب اصلی برای پرونده است). پرونده باید ذخیره شود و هیچ باز خوردی برای تاییدش نمی گیرید.

چه کاری با این پرونده می توانید انجام دهید؟

در حقیقت با پرونده ای که هم اکنون ساختید می توانید روند ترکیب پست را با همان ساحر کامل کنید. این به شما اجازه می دهد که نامه ای را برای کل لیست، یا مقدار مشخص شده ای از لیست تماس چاپ کنید. همچنین به شما در فرستادن توده ای از پست الکترونیک برای لیست ارتباطتان کمک می کند.

اگر می خواهید از این پرونده برای انجام ترکیب پستی استفاده کنید بهتر است قالب پرونده را به صفجه گسترده تغییر دهید. برای این کار ابتدا مطمئن شوید پرونده csv در اُپن آفیس باز است (مراحل بالا را ببینید)، و بعد از منوی پرونده Save As را انتخاب کنید...:

پنجره بالا باید ظاهر شود:

روی منوی پایین آمدنی که در حال حاضر Text CSV را نشان می دهد کلیک کنید و 'OpenDucumnet Spreadsheet را انتخاب کنید:

هم اکنون Save را فشار دهید. اکنون می توانید از پرونده جدیدتان برای نگهداری لیست تماستان استفاده کنید و همچنین می‌توانید به‌سادگی برای ترکیب پست اُپن آفیس از این استفاده کنید.