نشریات چاپی واجد قابلیت تقویت و متمرکز کردن کار سازمانها هستند.
در این بخش چگونگی انجام این نوع فعالیتها را، شامل برنامهریزی، تولید، توزیع و ارزیابی مورد بررسی قرار میدهیم و همچنین بر چگونگی تأمین بودجه و کمک برای چاپ نشریات نیز مروری خواهیم داشت.
در یک راهنمای دیگر، چگونگی حفظ تولید منظم نامههای خبری یا مجله، یا چندین نشریهٔ مجزا از قبیل کتابچههای اطلاعاتی، گزارش، صفحهٔ گسترده یا آگهی و اطلاعیه را با جزئیات بیان خواهیم کرد.
انتخاب قالب
اگر تازه میخواهید شروع کنید، اولین قدم انتخاب قاللب است. اگر مجموعه اطلاعاتی که میخواهید منتشر کنید نسبتاً مستقل بوده و خیلی به بههنگامسازی نیاز نداشته باشد، باید آنها را در قالب یک نشریهٔ مجزا مثل کتابچه یا جزوه درآورید.
از طرف دیگر، اگر مطالبتان زود تغییر میکنند، به بههنگامسازیهای فراوان نیاز دارند و اگر به چندین رویداد در حال تغییر وابستهاند که لازم است خواننده از آنها مطلع باشد، نامهٔ خبری انتخاب بهتری است.
ساخت تيم توليد
تهیهٔ مفاد چاپی میتواند تجربهٔ تیمسازی بینظیری باشد، ولی برای اطمینان از ادامه یافتن آن باید با دقت و صبر تیم را هماهنگ کنید. در آغاز، فهرستی از مهارتهایی که برای نشریه لازم دارید تهیه کنید. مهارتهای پایه:
- نوشتن
- ویرایش
- صفحهبندی/طراحی صفحه
- روتوش تصاویر
- مهارتهای کامپیوتر و چاپ رومیزی
- تجربهٔ بازاریابی اینترنتی
- مهارتهای شبکه / بازاریابی
- مهارتهای هماهنگسازی / برنامهریزی
برای هر یک از موارد بالا، سؤال کنید: آیا این مهارتها را در خود یا افراد کنار خود مییابید یا این که لازم است به متخصصان خارج از جمع خود مراجعه کنید؟ یادتان باشد که به دنبال روشهای بهاشتراکگذاشتن مهارتها، و ایفای نقش معلم برای کسانی باشید که فاقد آموزش رسمی در محدودههایی که استعداد یا علاقهٔ کار در آن را دارند.
منابعی که نیاز خواهید داشت
این باور رایج که برای چاپ یک نشریهٔ موفق حتماً باید منابع کامپیوتری پیشرفته داشته باشید درست نیست.
با این حال، ادامهٔ چاپ نشریات چاپی بدون استفاده از خودکارسازی مشخص مشکل است، و با پیشرفت فناوری دیجیتال لوازم اساسی بسیار بیشتر از گذشته در دسترس مخاطبان گسترده قرار گرفته است. دسترسی به این فناوری از آغاز تا حدود زیادی سبب ادامهدار و لذتبخشتر شدن تجربهٔ تولید شما میشود و ممکن است کیفیت متفاوتی به نشریه بدهد. در پایین منابع کامپیوتری اصلی که برای آغاز «مسیر دیجیتال» آمدهاند.
- کامپیوتر ــ برای اجرای نرمافزارهایی که در این بخش فهرست شدهاند، باید به یک کامپیوتر شخصی با دست کم یک پردازندهٔ 486DX با سرعت ۶۶ مگاهرتز و ۱۲۸ مگابایت حافظیه دسترسی داشته باشید.
- چاپگر ــ اگر میخواهید چاپ را خارج از سازمان انجام دهید داشتن چاپگر به هیچ وجه ضروری نیست، با این وجود چاپ پیشنویسها برای مراحل ویراستاری مفید خواهد بود.
- دوربین دیجیتال یا پویشگر ــ اگر قصد دارید از عکس و نقاشی استفاده کنید، باید راهی برای تبدیل آنها به قالب دیجیتال و انتقال آنها به کامپیوتر داشتهباشید. دوربین دیجیتال عکسهای آمادهٔ مصرفی تولید میکند که میتوانید در کامپیوتر بارگیری کنید. با پویشگر میتوانید تصاویر چاپشده را دیجیتایز کنید.
- حافظهٔ فلاش ــ اگر خودتان کامپیوتر ندارید یا قصد دارید از چند کامپیوتر استفاده کنید، یک حافظهٔ فلاش USB بهترین راه برای انتقال پروندهها از یک کامپیوتر به دیگری است.
اهداف بلند مدت و کوتاه مدت
در پایین چند پرسش برای راهنمایی شما در بیان اهداف مشخص پروژهٔ چاپیتان آمدهاست
اهدف خود را بشناسید
سعی کنید دفترچه یا نامهٔ خبری بر تعداد کمی اهداف ساده متمرکز باشد تا مؤثرتر با مخاطب ارتباط برقرار کند. این اهداف ممکن است در جهت به دست آوردن اطلاعات مشخصی در زمینههای سیاست، بهداشت یا آموزش باشند، و یا بر جذب پپشتیبانان به کار شما متمرکز باشند. فهرستی شامل همهٔ اهداف تهیه کرده و آنها را به ترتیب اولویت مرتب کنید. به یاد داشتهباشید که لازم نیست حتماً در اولین نشریهٔ خود به تمامی اهدافتان برسید.
مخاطب خود را بشناسید
مخاطب راهبردی شما کیست؟ آیا ممکن است این مخاطبان کسانی باشند که بتواند در حوزههای مورد نظر شما تغییر ایجاد کنند؟ یا ممکن است افرادی باشند که تحت تأثیر مسائلی که شما با آنها سر و کار دارید قرار گرفته باشند؟ چه عواملی مخاطبان هدف شما را به هم پیوند میدهد؟ دقیقاً به چه دلیل در این زمینه با آنها صحبت میکنید؟ آنها چه چیزهایی میخوانند و به دنبال چه نوع مطالبی هستند؟ چه مدت وقت صرف بررسی نشریه شما میکنند و چه چیزهایی نظرشان را جلب خواهد کرد؟ آیا برای استفاده از فرهنگ عامهپسند، طنز یا تصاویری که با سلیقهٔ آنها جور باشد جایی هست؟
محصول نهایی خود را تجسم کنید
از لحظهٔ آغاز درکی از مقیاس و ظاهر نشریهٔ نهایی خود داشته باشید. این نکته ممکن است بدیهی به نظر برسد، ولی با افزایش اشتیاق و علاقهٔ عمومی، پروژهها با سرعت جشمگیری گسترش پیدا میکنند. از همان اوایل کار تعداد نسخههایی را که فکر میکنید میتوانید توزیع کنید، تخمین بزنید و فهرستی تقریبی از مقالات یا بخشهایی که مطمئنید که میخواهید در کار نهایی باشند تهیه کنید و تعداد کلمات کل را تخمین بزنید. این برنامهریزی اولیه سبب میشود تغییرات کوچک در انتظارات را آسانتر هضم کرد.
یک flatplan درست کنید
این یک کاغذ شطرنجی است که همهٔ صفحات نشریهٔ شما را نشان میدهد. به این صورت میتوانید چاپ نشریه را برنامهریزی کنید ــ برای پشت و روی جلد صفحات تکی بگذارید و تصمیم بگیرید در صفحههای روبرو چه قرار بگیرد. به یاد داشته باشید که نشریات چاپی به خاطر روشهای مورد استفاده در فرآیند چاپ و تا کردن، به صورت مضربی از چهار چاپ میشوند.
هنگام اضافه کردن عکس به نشریه توجه داشتهباشید که از فضای خالی هم استفاده کنید که تصاویر جا برای تنفس داشته باشند.
یادتان نرود که اطلاعات تماس خود و یا (در صورت وجود) رویههای دریافت اطلاعت بیشتر را در نشریه ذکر کنید.
تقويم توليد
جدول زمانبندی و تخصیص وظایف حتی برای نشریات کوچک هم سودمند است. تفاوت میان یک تجربهٔ آشفته و بینظم که تنها با تعهد همگانی به آرمانی مشترک ممکن است، و تجربهٔ دیگری که آن هم با انتظارات مشترک و مسؤلیت مشترک معنی مییابد.
همهٔ کارهایی را که باید در طول فرآیند تولید انجام دهید یادداشت کنید، مثلاً انتخاب تم، انتخاب نویسندگان، حاضر کردن مقالات، ویرایش، نمونهخوانی، و غیره.
اگر میتوانید این تکالیف را با تیترهای منطقی گروهبندی کنید. رئوس اصلی فرآیند تولید به این طریق بهدست میآید که میتوانید از آن به عنوان نقطهٔ شروع با تکالیف دستهبندیشده استفاده کنید.
- برنامهریزی
- بودجهبندی و تأمین اعتبار
- تعیین حوزهٔ مطالب
- تولید
- جمعآوری مطالب
- ویرایش و آمادهسازی نسخهٔ اولیه ــ ویراستاری نسخهٔ اولیه و بررسی صحت مطالب ــ ویراستاری فنی و قالببندی
- صفحهبندی و طراحی صفحه
- نمونهخوانی
- چاپ
- توزیع
- ارزشیابی
برای هر یک از وظایف موجود در فهرست وظایف یک مسئول انتخاب کنید. برای وظایف بزرگ یا مهمتر شاید بد نباشد یک مسئول زاپاس هم انتخاب کنید که در صورت وقوع موارد پیشبینی نشده وارد عمل شود. برای پر کردن زمان پایان تکالیف، زمان پایان کل کار را انتخاب کرده و از آنجا به عقب برگردید تا تضمین شود که همهٔ تکلیفهای موجود در فهرست تکالیف به موقع تمام خواهند شد. فراموش نکنید که اگر بودجهٔ کافی برای استفاده از یک نمونهخوان حرفهای ندارید که همهٔ متن را مرور کند، پیش از جاپ نسخهٔ نهایی زمان زیادی برای نمونهخوانی وقت بگذارید.
بودجهبندی و تأمین اعتبار
سعی کنید تا جایی که میتوانید در آغاز فرآیند بودجهای تقریبی برای پروژه تعیین کنید. اگر نیاز دارید هزینهٔ انتشار نشریهتان را از جایی تأمین کنید، بهتر است این مسأله را قبل از آخر کار بفهمید.
با این حال، برخی از این پرسشها را نمیتوان تا پس از انجام برنامهریزی دقیق مطالب پاسخ داد. بنابراین لازم است در مراحل اولیه پیشنویس اولیهٔ این بخش را تهیه کنید، و بپس از آغاز فرآیند تولید به آن بازگشته و بودجهٔ دقیقتری بنوبسید.
هزینههای مستفیم
چاپ نشریهتان چه مقدار هزینه در بر خواهد داشت؟ متغیرهای لازم برای تخمین هزینه اینها هستند:
- قالب ــ ابعاد و شکل نشریهٔ شما چیست؛ ۸ صفحه در قطع نیمصفحه است، یا ۲ صفحهٔ روزنامهای یا یک جزوهٔ ۵۰ صفحهای؟ روی چه نوع کاغذی چاپ میشود و چند رنگ در چاپ آن بهکار خواهد رفت؟
- اجرای چاپ ــ میخواهید چند نفر نشریهتان را دریافتکنند؟
- پست کردن نشریه چقدر هزینه خواهد داشت؟
- چند نسخه را پست خواهید کرد؟
- هزینههایی که باید یکبار انجام شوند، مثلاً خرید کامپیوتر یا لوازم دیگر، چه هزینههایی هستند؟
جستجو به دنبال اعتبار
اگر اعتبار پروژهتان به طور قطعی تأمین نشدهباشد، روشهایی هست که میتوان از خود نشریات به عنوان وسیلهٔ جمعأوری اعتبار استفاده کرد. میتوان فضایی به تبلیغات سازمانهای متحد و شریک و تجارتهای مبتنی بر اجتماع که از نشریه و کار شما حمایت میکنند تخصیص داد. همچنین میتوانید از افرادی که تواناییاش را دارند، کمک درخواست کنید.
کاهش هزینهها
اگر منابعتان محدود است، روشهای زیادی برای کاهش هزینهها وجود دارد:
- از کاغذ ارزانتر استفاده کنید ــ ارزانترین نوع، کاغذ روزنامهای است.
- اگر دارید روزنامه یا مجله چاپ میکنید، استفاده از کاغذ در اندازهٔ نیمصفحهٔ روزنامهای معمولاً ارزانترین گزینه است.
- فقط از چاپ سیاه و سفید یا تکرنگ استفاده کنید؛ عکسهای رنگی را با سایهخاکستری یا تصاویر گرافیکی ساده جایگزین کنید.
- با ویرایش متن یا فشرده کردن صفحهبندی اندازهٔ مقالات را کاهش دهید تا از فضا بهتر استفاده شود ــ در برخی برنامههای نشر، همچنین میشود اندازهٔ قلم و/یا فاصلهٔ میان حروف و سطرها را کاهش داد. ولی کاری نکنید که صفحات زیادی پر شوند و خواندنشان سخت شود.
جمعآوری مطالب
همان طور که در بالا ذکر شد، تولید چهار مرحله دارد:
- جمعآوری مطالب
- ویرایش و آمادهسازی نسخهٔ اولیه
- صفحهبندی و طراحی صفحه
- نمونهخوانی
حال به ترتیب به تکتک این مراحل میپردازیم.
انتخاب حوزهٔ مطالب
فارغ از آن که محتویات نشریهٔ شما به وسیلهٔ یک گروه نویسنده تأمین شود یا تیم تحریریهٔ خودتان این محتویات را تهیه کند، همیشه پروژهها را با یک جلسهٔ ایدهیابی گروهی آغاز کنید که در آن «نقشهٔ» مطالبی را که میخواهید در نشریهتان بیاید تعیین کنید. هر یک از مقالات و تصاویر را جداگانه مورد توجه قرار دهید، و نام کسانی را هم که مسؤل نوشتن مقاله، یافتن افراد لازم و ویراستاری آن هستند ــ و همینطور زمان پایان هر یک از این مراحل را ــ یادداشت کنید. بهترین کار استفاده از قالب صفحهگسترده است که میتوانید در حین کار آن را بههنگام کنید.
ویرایش و آمادهسازی نسخهٔ اولیه
پس از آن که مقالهها به دستتان رسید ــ که رسماً به آنها دستنویس میگویند ــ باید آنها را برای چاپ آماده کنید. این آمادهسازی ممکن است فرآیند سادهٔ قالببندی نوشتار، یا فرآیند پیچیدهای شامل چند مرحله ویرایش، یا ــ بسته به اهداف و فلسفهٔ سازمان شما ــ چیزی بین این دو باشد.
ویرایش اساسی
هر درجهای از ویرایش که انجام میدهید، به یاد داشته باشید که تولید متن به سلیقهٔ شخصی وابسته است، و مرحلهٔ ویرایش جایی است که بیشتر چیزها به پایان میرسد. چه سازمان شما در جهت اهداف خاصی ویرایش سنگین انجام دهد و چه در جهت «صدای» نویسندگان ویرایش سبک اعمال کند، در نهایت در حال تغییر دادن صدای یکدیگر هستید.
این کار را با دقت و احترام انجام دهید.
بررسی صحت مطالب
اگر به مطالب افراد آماتور استناد کردهاید، خوب است که در مرحلهٔ ویرایش، صحت مطالب ذکر شده را بررسی کنید.
قالببندی و کدگذاری
آخرین مرحلهٔ ویرایش آمادهسازی نوشتار متنی برای وارد کردن آن به برنامهٔ نشر است.
